En animation af platformen som beskrevet i artiklen.

Platform

Dynamics365 er Microsofts bud på fremtidens Cloud platform til forretningssoftware. "Dynamics365 Business Central Online" (forkortes i det efterfølgende til "BC") er Microsofts økonomistyringssystem på platformen til små og mellemstore virksomheder. BC er en totalt moderniseret version af det dansk udviklede Navision, men fås nu som en integreret del af Microsofts Software as a Service ("SaaS") platform.

Dynamics Property, er en tillægsløsning til BC. Ejendomsadministration på Dynamics365 bliver derfor tilgængelig og attraktivt uanset antal af og type af lejemål.

"Software as a Service", betyder bl.a. at du undgår investeringer i hosting, får leveret en sikkerhedsmodel og at du altid er på seneste version af din software. Backups osv. håndteres af Microsoft. Mange af de kendte kompleksiteter bortfalder således.

Dynamics365 er en åben og inkluderende platform. Programmerne på den er skabt til at arbejde sammen.

Office365 er kontorapplikationsdelen på Dynamisc365.
Har du derfor allerede et Office365 abonnement kunne  "Dynamics Property" derfor være et oplagt valg, da det bygger videre på en platform du allerede har investeriet i.

Medens Dynamics Property har fokus på de transaktionsorienterede processer i forbindelse med ejendomsadministration, har løsningen integrationer til en række specialiserede software løsninger udviklet af 3. parts leverandører:

  • Facility Management System. Avanceret bygningsvedligehold . Via Facility Management Systemet har du også mulighed for at lave flyttesyn og planlægge vedligehold. Registrering af bygningsdele (BIM), tegninger osv.  
  • JetReports er et rapporteringsværktøj, er et super værktøj til at  lave ejendomsbudgetter med. Arbejder du med omkostningsbestemte regnskaber, kan du eksempelvis kombinere bogførte værdier med alm. indtastningsfelter i Excel til at få endnu ikke afholdte omkostninger indregnet i dit OMK budget. Reguleringen pr. m2 eller fordelingstal kan derefter foretages i Dynamics Property, naturligvis med regulering af deposita og forudbetalt leje i rette antal rater,
  • Vha. 3 parts leverandør er der bygget integration til salg af ejendomsservices. Betalinger opkræves af bestilleren via Stribe.


On prem. eller SaaS

Forskellige behov kræver forskellige løsninger, men først er det nødvendigt med en begrebsafklaring.

Ved "on prem." forstår vi at løsningen kører på fysisk lokal server eller hos et Hosting firma. Det kan også være løsningen kører som selvstændig database på Microsofts Azure Miljø. De 2 sidste scenarier betragtes i daglig tale som værende "Skyen", men installationerne, kører reelt set isoleret i egne databaser på deres egen arkitektur. En IT-afdeling, der ansvaret for at de kører optimalt.

Ved en "SaaS" løsning kører BC-løsningen imidlertid på Microsofts specialindrettede platform til formålet. Hver løsning benytter en delt BC-arkitektur og Microsoft tager sig af væsentlige aspekter vedrørende den daglige drift.

"On prem." arkitekturen har fordelen, at man stort set kan løsningen til at gøre, hvad man ønsker! Man bestemmer selv: 1) Opdateringsfrekvens, 2) Sikkerhed og backup og 3) Databasens placering.

Skal der udveksles data med ældre systemer, vil der rent "teknisk" næsten altid være en vej på "on. prem." platformen, da der kan trækkes grundfunktionalitet funktionalitet på serveren. Er der mange særlige tilpasninger og komplekse arbejdsprocesser, er der en tendens til at man gerne vil kunne styre hvordan systemet fungere. Hensynet til førnævnte forhold taler alle for en "on prem." løsning.  

Ved en "SaaS"-løsning afgiver man styring til Microsoft, men kunden modtager løbende og automatisk ny funktionalitet. Hostings problematikker forsvinder, da væsentlige valg allerede er foretaget af Microsoft. Sikkerhedsmodellen leveres med Dynamics365 platformen og backups foretages løbende af Microsoft.

Den fysiske server, er ikke tilgængelig ved "SaaS". Er der brug for yderligere funktionalitet, skal der findes en "Cloud"-tjeneste til formålet.

Vores vej til den "ægte" sky

Ønsker du at komme på SaaS?

Virksomheden bør forholde sig til de principelle fordele/ulemper med "on. prem" contra "SaaS".

Er en "SaaS" platform relevant, skal aktiviteter for at komme derhen afklares, fordele/ulemper konkretiseres og opgaver afdækkes.

Der bør i analyseprocessen stilles spørgsmålstegn ved evt. tidligere tilpasninger af den nuværende platform. Om muligt bør forretningsprocessen tilpasses systemet og ikke omvendt. Det er lettere sagt end gjort, da i visse tilfælde giver det mening at videreføre tilpasningen i en SaaS-sammenhæng.

Rigtig mange virksomheder mangler overblikket over hvilke tilpasninger, der er lavet i tidens løb. Ændringerne er mange gange historisk betingede og bør ikke ukritisk fragtes med over i "SaaS".  Processen bør starte med at skabe overblik over tilpasninger og at forholde sig kritisk til dem. Ofte ses en oprydningsproces at være en naturlig del af forløbet.

Et analyseforløb med os kan typisk se ud som følgende:

  • En indledende snak omkring virksomheden, udfordringer, processer/teknik i relation til forretningsstrategien.
  • En teknisk analyse af kode, identifikation af tilpasninger. Den foregår simpelthen med at vi kigger koden igennem og ser hvor den er tilpasset. Vi noterer punkterne op.
  • Detailsnak omkring kodetilpasninger og hvordan de relaterer sig til forretningsprocesserne.  Vi nævner tilpasningen fundet i koden og deltager sætter ord på forretningsprocessen og diskuterer relevansen af denne.
  • Der udfærdiges et dokument på baggrund af afstemningsmødet. Dokumentet indeholder: Økonomi, projektplan (kan der findes faser?) og hvor indsatsområderne ligger. En del af dette dokument er et bud på, hvor jeres organisation belastes.
  • Afstemningsmøde omkring videre proces - SaaS stadig oplagt med den nye viden? Vurdering af omkostninger contra fordele...

Vi kan forestå den tekniske migrationsproces inkl. oprydning, datamigration osv. Vi sikrer at du kommer i mål, inkl. assistance udarbejdelse af testdrejebog, afvikling af tests osv. Standby ved go "Life".

DYNAMICS PROPERTY ApS
Aarhus
Åbogade 15
DK-8200 Århus N.

CVR. 38 17 78 85
KONTAKT OS