Ejendomsadministrationens værdikæde

Når ejendom erhverves/opføres, skal stamdata oprettes og arbejdsprocesser/brevskabeloner (paradigmer) fastlægges i overensstemmelse med de juridiske vilkår der følger med ejendommen, eller besluttes for den. Måske er det en småejendom? (6 eller derunder lejemål), eller en ejendom med fri huslejefastsættelse? (opført efter 1.1.1992), eller en erhvervsejendom hvor der er relativ stor aftalefrihed. En andelsbogligforening med antalsindskud, der skal reguleres. Uanset hvilken ejendom, er du udrustet med gode værktøjer i Dynamics Property til at effektivisere processerne.

En udlejningsejendom skal være fyldt op med lejere. Tomgang skal minimeres!

I en nyopført ejendom, vil genudlejningsfasen være en fokuseret indsats - eksempelvis via informationsmøder eller andet. I en eksisterende ejendom, der overtages kan der være tomme lejemål.

Arbejdes er for en "Klient" (dvs. ejendommen ejes af en anden), kan dette punkt være en kritisk succesparameter for samarbejdet.

Lejere kan komme flere steder fra. Det kan være at lejere kommer fra en intern venteliste, boligportal, eller "mund-til-mund". I dialogen med de potentielle lejere, samle samles data op, således disse kan oprettes som lejere. .

Det er vigtigt at sondre mellem en potentiel lejer (dvs. en kontakt) og de faktiske lejere, idet en enhver kontakt ikke ender med at blive en lejer.

Før et lejemål indgås, er der en forhandlingsfase der evt. resulterer i indgåelsen af en lejekontrakt.

Forhandlinger i forbindelse med erhvervslejemål, er ofte mere komplekse end ved et beboelseslejemål. Endvidere kan der assisteres af en 3. part, eksempelvis en ejendomsmægler.

Beboelseslejemål, skal indgås på autoriserede kontrakter, medens der er større kontraktfrihed til erhvervslejemål.  

Ofte vil forbrugsafregningsselskaber og en evt. vicevært skulle orienteres om et kommende nyt lejemål.

Der kan være materiale omkring lejemålets brug mv. der skal sendes til lejeren. Eksempelvis noget så simpel som instruktioner omkring brugen af hårde hvidevarer, eller en håndværkerliste. Må der køres på ejendommens gangarealer under indflytningen?

Det kan være der bruges Nets. Her vil det ofte være en fordel, såfremt administrationer får lov af lejeren til at tilmelde denne til "Nets" for at opkrævningsprocessen kan afvikles så problemfrit som muligt.

I beboelseslejemål og erhvervslejemål, vil der ofte blive foretaget et indflytningssyn. Når lejeren tager sit lejemål i brug, overdrages nøglerne til denne.

Gør lejer mangler i det lejede gældende, vil disse enten skulle noteres ned, udbedres eller afvises.

Formålet med at notere manglen ned, er ofte at lejer ikke ønsker at hæfte for udbedringen ved en senere fraflytning.

I et igangværende lejeforhold, skal der løbende opkræves leje, der reguleres.

Det lyder simpelt, men bliver hurtigt komplekst, og der kræves en stærk reguleringsmotor, hvis de skal være effektivt. Selv i det letteste scenarie med  "frihuslejefastsættelse", bliver det hurtigt komplekst, specielt når tages højde for at der for boliglejemål jf. lejelovens § 50 også kan opkræves skatter og afgifter, og det med tilbagevirkende kraft. Det er jf. lejelovens §50, stk. 4 lovpligtigt at man overfor lejen viser for hvordan reguleringen er fremkommet. Deposita skal reguleres i rater ligeså forudbetalt leje.

Med manglende betaling, skal der jf. lejelovens §93 / erhvervslejeloven § 69 fremsendes påkrav. Straffen for et formaliasvigt er stor, da sagsbehandlingstiden i fogedretten er lang.

Der udarbejdes sandsynligvis forbrugs- & fordelingsregnskaber i lejeperioden. Dette indbefatter en opgørelse af indbetalte acontobeløb med periodens forbrug.

Lejeperioden omfatter mere end økonomi. Der skal håndteres reklamationsudbedringer, evt. beboerrepræsentationer og tvister mv.

Måske udføres der i lejeperioden forbedringsprojekter.

Når lejeren ønsker at udtræde af sit lejeforhold, fremsender denne en opsigelse.

Udlejer bekræfter denne. Ved samme lejlighed indtræder et behov for at få lejemålet genudlejet, idet der ellers optræder tomgang. Dvs. vi har et et spring tilbage til punktet med at "Finde lejere" i værdikæden.

Når lejeren fraflytter afholdes der et flyttesyn, hvor der registreres fejl- & mangler. I forbindelse med flyttesynet afhænder lejeren nøglerne til udlejer.

Manglerne falder i 3 kategorier: 1) Lejer skal betale for udbedring, 2)  Udlejer betaler for udbedring, eller 3) forholdet noteres blot ned som en registrering.

Udlejer kontakter håndværkere, modtager leverandørfakturaer og følger op på at udbedringer er sket som tilsigtet.

Ved ophøret af lejeperioden opkræves lejeren ikke yderligere leje.

Målere aflæses med henblik på at kunne udarbejdes forbrugsregnskaber.

Er der betalt forudbetalt leje, er opkrævningen af leje evt. stoppet tidligere.

Der sendes en flytteopgørelse til lejeren, der består af depositum - afholdte i istandsættelsesomkostninger.

Ofte til der blive tilbageholdt et mindre beløb til endelig afregning, der afregnes når forbrugsregnskaber foreligger primo følgende år..
‍

En ejendom ejes i en periode. For visse investorer er ejendommen en handelsvare, medens den for andre er et investeringsobjekt, der ejes gennem en længere årrække.

På et tidspunkt, vil ejendommen blive solgt og hvilken pris ejendommen handles for afhænger naturligvis af forretningsprocent osv. Men det er også vigtigt at dokumentation osv. er i orden for at opnå den bedste handelspris.